elegiaEste guia explica como o Elegia cuida dos dados pessoais que a sua equipe cadastra e o que cada pessoa da equipe precisa fazer para cumprir a LGPD. A regra principal é simples: mensagens só para quem autorizou receber.
Quem é responsável pelos dados
A campanha, o mandato ou o partido que usa o Elegia é o responsável pelos dados das pessoas que cadastra. O Elegia trata esses dados só para prestar o serviço, conforme as instruções do cliente e o contrato.
Na prática, isso quer dizer:
- a sua equipe decide quem entra na base e para quê;
- a sua equipe precisa ter um motivo válido para guardar cada cadastro;
- os pedidos das pessoas sobre os próprios dados devem ser atendidos pela sua equipe, com apoio do Elegia.
O Elegia não vende dados pessoais e não usa os dados dos clientes para publicidade própria. Veja os detalhes na Política de Privacidade e nos Termos de Uso.
Os dados de cada cliente ficam separados
Cada cliente tem a sua própria base de dados, guardada em separado das bases dos outros clientes. Um cliente nunca vê os dados de outro.
O acesso também é separado. Cada cliente entra pelo seu próprio endereço, e o login feito no painel de um cliente não abre o painel de outro.
Use sempre o endereço do painel da sua operação. Desconfie de links diferentes pedindo o seu telefone e PIN.
Quem pode ver e fazer o quê
Cada pessoa da equipe tem acesso pessoal, com telefone e PIN de 4 dígitos. O que ela vê no menu depende do perfil de acesso dela.
Perfis e permissões
Quem administra os acessos usa Configurações › Permissões & Acessos. Ali é possível:
- Adicionar usuário, escolhendo uma pessoa já cadastrada e o perfil dela;
- definir Perfis de acesso com as permissões de cada área do sistema;
- criar Ajustes específicos só para um usuário, quando ele precisar de algo diferente do perfil;
- usar Conferir uma ação para testar se um usuário pode fazer algo;
- Suspender acesso ou Redefinir senha.
Quando dois perfis se contradizem, o bloqueio vale mais que a liberação. Um perfil de acesso total ignora os bloqueios. Dê esse perfil a pouca gente.
Sessão
O painel encerra a sessão depois de um tempo sem uso. Se a mesma pessoa entrar em outro lugar, a sessão anterior é encerrada.
Dê a cada pessoa só o acesso que o trabalho dela pede. Quando alguém sair da equipe, suspenda o acesso no mesmo dia.
Autorização para receber mensagens
O cadastro de cada pessoa guarda a resposta dela sobre receber mensagens pelo WhatsApp. Essa resposta controla quem pode receber envios.
No cadastro
Ao cadastrar ou editar uma pessoa no painel, preencha Autorização para comunicação pelo WhatsApp:
- Sim, a pessoa autorizou
- Não autorizou
A opção Não bloqueia os envios para essa pessoa. Registre a resposta real. Nunca marque Sim sem autorização.
Na ficha da pessoa
O perfil da pessoa tem a seção LGPD. Ela mostra se a pessoa aceitou os termos, em que data, e por quais canais aceita comunicação. Quando ainda não há registro, aparece o aviso: O consentimento LGPD ainda não foi registrado para esta pessoa.
Cadastros feitos na rua
O app Rua não pergunta sobre mensagens. Quem foi cadastrado na rua entra sem autorização registrada. Para mandar mensagem a essa pessoa, primeiro registre a resposta dela ou envie o pedido de autorização.
Sem autorização, sem mensagem. Isso vale para parabéns, lembretes e avisos.
Pedir autorização
O Elegia pode perguntar pelo WhatsApp oficial se a pessoa aceita receber mensagens. A pergunta vai só para quem nunca respondeu.
Onde ligar
Vá em Atendimento › WhatsApp Oficial e toque em Mensagens automáticas. O botão aparece para perfis com permissão de campanhas. Ligue a opção Pedir autorização. Ela pergunta, alguns dias antes do aniversário, a quem nunca respondeu se aceita receber mensagens.
A mensagem usa um modelo aprovado pela Meta e sai entre 9h e 19h. A pessoa responde tocando num dos botões.
O que cada resposta faz
- Sim, sou eu mesmo(a) e quero receber!: a autorização fica registrada. A pessoa passa a receber as mensagens automáticas, como o parabéns.
- Sou eu, mas não quero receber mensagens.: os envios ficam bloqueados para essa pessoa.
- Não, o número foi cadastrado por engano.: o número fica bloqueado para envios.
Acompanhar quem respondeu
A tela Mensagens automáticas mostra quantas pessoas foram perguntadas, quantas aceitaram, quantas recusaram e quantas estão sem resposta. O link Pedir consentimento de mais gente abre a lista de validação, com os filtros:
- Não validados
- Pendentes de confirmação
- Validados
- Liberados para WhatsApp
- Não querem receber
Em Relacionamento › Aniversários, o envio do dia separa quem recebe o parabéns (autorizou), quem recebe o pedido de autorização (nunca foi perguntado) e quem não recebe nada.
As mensagens automáticas nascem desligadas, têm limite por dia e nunca repetem a mesma mensagem para a mesma pessoa.
O que fica registrado
O Elegia guarda o histórico do que importa para provar que a regra foi seguida.
- Autorizações: cada resposta fica gravada com a origem, a data e o texto da resposta. Por exemplo, se foi registrada no cadastro manual ou pelo botão no WhatsApp.
- Acessos e permissões: a criação de acessos, a troca de senha e as mudanças de permissão ficam registradas, com data.
- Registros de acesso ao sistema: são guardados por 6 meses, como pede o Marco Civil da Internet.
- Coletas de rua: os dados chegam primeiro como coleta, ficam guardados como vieram e só entram na base de pessoas depois da revisão em Operacional › Consultas.
- Bases importadas em pesquisas: a importação de planilhas em Pesquisa › Pesquisas Diretas não altera os cadastros nem os telefones da base de pessoas.
Pedidos de exclusão de dados
Qualquer pessoa pode pedir a exclusão dos próprios dados. Os caminhos estão na página Exclusão de dados.
Quando o pedido chega ao Elegia
Se a pessoa foi cadastrada por uma campanha ou um mandato, o Elegia encaminha o pedido a esse cliente, que é o responsável pelos dados. O Elegia confirma o pedido em até 15 dias.
Quando a pessoa pede direto para a sua equipe
- Abra o cadastro da pessoa e marque Não autorizou na autorização de WhatsApp, para parar os envios na hora.
- Envie o cadastro para a lixeira, no perfil ou na lista de pessoas.
- Em Relacionamento › Relações, quem tem permissão pode usar Excluir pessoa. Depois disso, o cadastro não pode mais ser recuperado pela lixeira.
Ao excluir, os vínculos com o histórico do sistema são mantidos para preservar os registros internos.
Depois do fim do contrato
Quando o contrato termina, os dados do cliente são devolvidos, se ele pedir, e apagados em até 90 dias. Fica guardado só o que a lei obriga.
Anote a data e o canal de cada pedido de exclusão. Responda à pessoa quando terminar.
Boas práticas para a equipe
- Registre a resposta real sobre mensagens. Na dúvida, marque Não autorizou.
- Não mande mensagens em massa para quem não autorizou. Os Termos de Uso proíbem.
- Cadastre só o que a pessoa contou. Temas como religião e saúde são sensíveis: registre só se a pessoa quis compartilhar.
- Não fotografe documentos pessoais nem informações sensíveis no app Rua.
- Nunca compartilhe o seu PIN. Cada acesso é pessoal.
- Não tire prints de listas de pessoas para grupos de mensagem.
- Compartilhe os links do Monitor de TV e do painel de apuração só com quem precisa. Eles abrem sem senha.
- Quando alguém sair da equipe, retire a pessoa da equipe de rua e suspenda o acesso ao painel.
- Envie logo os registros feitos sem internet. Até o envio, eles ficam guardados no celular.
Dúvidas sobre um pedido de dados? Consulte a Política de Privacidade antes de responder à pessoa.
Fale com o suporte pelo WhatsApp ou por e-mail.